Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administrator dokłada wszelkich starań, aby dane osobowe przetwarzane były zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Zakres zastosowania

Niniejsza polityka prywatności dotyczy:

• Wszystkich byłych, obecnych i potencjalnych klientów będących osobami fizycznymi
• Przedstawicieli prawnych lub osób do kontaktu działających w imieniu klientów korporacyjnych
• Osób odwiedzających naszą stronę internetową, oddział lub biuro
• Każdego, kto przekazuje nam swoje dane osobowe lub jest zaangażowany w relacje z nami

Sposoby pozyskiwania danych

Dane osobowe uzyskujemy w następujący sposób:

• Bezpośrednio od Ciebie: podczas rejestracji, wypełniania formularzy, podpisywania umów, korzystania z naszych usług
• Pośrednio: od pracodawcy lub klienta korporacyjnego, który nas reprezentujesz
• Ze źródeł publicznych: rejestry handlowe, księgi wieczyste, rejestry stowarzyszeń, media internetowe
• Automatycznie: pliki cookie i technologie śledzące za pośrednictwem naszej strony internetowej

2. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych

W ramach świadczonych usług przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, data urodzenia
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu
• Dane firmowe: nazwa firmy, NIP, adres siedziby
• Dane kierowców: uprawnienia do kierowania pojazdami, dokumenty tożsamości
• Dane pojazdów: numery rejestracyjne, dane techniczne
• Dane związane z deklaracjami IMI: informacje o delegowaniu pracowników
• Dane techniczne: adres IP, logi systemowe, informacje o urządzeniu
• Dane dotyczące korzystania z systemu: historia aktywności, preferencje użytkownika

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na podstawach prawnych:

4. Odbiorcy danych osobowych

Udostępnianie w ramach Grupy BWT

BWT System Sp. z o.o. jest częścią Grupy BWT świadczącej usługi w zakresie doradztwa transportowego. Możemy udostępniać dane osobowe w ramach Grupy BWT w celu:

• Wydajności operacyjnej: scentralizowanie zadań administracyjnych i operacyjnych dla zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych
• Rozwoju modeli współpracy: usprawnianie procesów obsługi klienta i optymalizacja produktów
• Wewnętrznych procesów: raportowanie zarządcze i podejmowanie decyzji opartych na danych

BWT System Sp. z o.o. pozostaje odpowiedzialne za zapewnienie, aby przetwarzanie danych osobowych – w tym przetwarzanie przez inne podmioty Grupy BWT – było zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Udostępnianie osobom trzecim

Dane osobowe mogą być również udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcy usług IT: Firebase (Google LLC), dostawcy hostingu, usługi chmurowe, projektowanie i utrzymanie aplikacji
• Podmioty świadczące usługi księgowe i prawne: prawnicy, notariusze, audytorzy, doradcy podatkowi
• Podmioty świadczące usługi płatnicze: operatorzy płatności, instytucje finansowe (jeśli dotyczy)
• Organy państwowe: na podstawie przepisów prawa (np. ZUS, US, sądy, policja)
• Podmioty certyfikujące i audytujące: w zakresie niezbędnym do celów audytu i certyfikacji
• Firmy marketingowe: zarządzanie komunikacją z klientami, kampanie marketingowe
• Firmy specjalizujące się w wykrywaniu oszustw: identyfikacja i zapobieganie nadużyciom

Wszystkie podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i są zobowiązane do zachowania poufności.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

Korzystamy z usług Firebase (Google LLC), które mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Google LLC zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych poprzez:

• Stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską
• Certyfikację EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF)
• Wdrożenie dodatkowych środków bezpieczeństwa zgodnych z wymogami RODO

6. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe przechowywane są przez okres:

• Dane związane z wykonaniem umowy: przez czas trwania umowy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. 6 lat dla dokumentacji podatkowej)
• Dane do celów marketingowych: do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu
• Dane w celach rozliczeniowych: zgodnie z przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (do 6 lat)
• Dane w celach dochodzenia roszczeń: przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z Kodeksu cywilnego (do 10 lat)
• Logi systemowe: do 12 miesięcy (celych bezpieczeństwa IT)

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:

Korzystanie z przysługujących praw

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem: rodo@bwtsystem.pl

Ważne informacje dotyczące realizacji Twoich praw:

• Szczegółowość żądania: Im bardziej szczegółowo określisz swoje żądanie, tym lepiej będziemy mogli Ci pomóc
• Weryfikacja tożsamości: Możemy poprosić Cię o podanie dodatkowych informacji w celu zweryfikowania tożsamości
• Czas odpowiedzi: Odpowiemy na Twoje żądanie w ciągu 30 dni od jego otrzymania. Jeśli potrzebujemy więcej czasu, niezwłocznie Cię o tym powiadomimy i podamy przyczyny opóźnienia
• Możliwość odrzucenia: W niektórych przypadkach możemy odrzucić Twoje żądanie. Jeśli jest to dozwolone przez prawo, powiadomimy Cię o przyczynie odrzucenia
• Opłaty: Realizacja praw jest zasadniczo bezpłatna. Jeśli prawo na to pozwala, możemy pobrać uzasadnioną opłatę za rozpatrzenie żądania w szczególnych przypadkach

8. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje następujące środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych:

• Szyfrowanie danych: Transmisja danych zabezpieczona protokołem TLS/SSL, wrażliwe dane szyfrowane w bazie danych (AES-256)
• Kontrola dostępu: System ról i uprawnień, uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla administratorów
• Kopie zapasowe: Automatyczne, regularne kopie zapasowe danych
• Monitoring: Ciągły monitoring bezpieczeństwa systemu, wykrywanie anomalii
• Audyty: Regularne przeglądy bezpieczeństwa i testy penetracyjne
• Szkolenia: Personel przeszkolony w zakresie ochrony danych osobowych
• Procedury: Procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Cookies.

Główne cele wykorzystania cookies:

• Zapewnienie prawidłowego działania systemu
• Zapamiętywanie preferencji użytkownika
• Analiza ruchu na stronie (Google Analytics)
• Dostosowanie treści reklamowych (jeśli dotyczy)

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

System BWT nie wykorzystuje automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołałoby skutki prawne wobec użytkowników lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.

Dane mogą być przetwarzane automatycznie w celu analizy statystycznej i optymalizacji działania systemu, jednak nie wpływa to na prawa i obowiązki użytkowników.

11. Dane dzieci

Nasze usługi są przeznaczone dla przedsiębiorców i profesjonalistów. Nie zbieramy świadomie danych osobowych osób poniżej 16. roku życia bez zgody rodzica lub opiekuna prawnego.

Jeśli dowiemy się, że pozyskaliśmy dane osobowe dziecka poniżej 16. roku życia bez odpowiedniej zgody, niezwłocznie podejmiemy kroki w celu usunięcia tych danych.

12. Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w naszych praktykach dotyczących danych osobowych lub wymogach prawnych.

O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników poprzez komunikat na stronie internetowej lub wiadomość e-mail. Zachęcamy do okresowego przeglądania niniejszej polityki.

Data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze dokumentu.