Zgłoszenie IMI krok po kroku 2026 — instrukcja dla przewoźnika

Wiele instrukcji krążących po sieci pochodzi z 2022 roku i wprowadza w błąd. Ta jest aktualna na czerwiec 2026 i oparta o oficjalne źródła Komisji Europejskiej.

Najpierw ważne rozróżnienie: gdzie składa zgłoszenie polski przewoźnik?

Polski przewoźnik delegujący kierowców do innych krajów UE składa deklaracje wyłącznie na postingdeclaration.eu, publicznym interfejsie połączonym z systemem IMI.

Częsta pomyłka: kreator na biznes.gov.pl (działający od 30 kwietnia 2025) nie jest dla polskich przewoźników: służy przewoźnikom z krajów trzecich (spoza UE/EOG/Szwajcarii) zgłaszającym delegowanie kierowców do Polski. Jeśli wozisz z Polski do Niemiec czy Francji, biznes.gov.pl Cię nie dotyczy.

Krok 1: Załóż konto EU Login

Portal wymaga konta EU Login (uwierzytelnienie Komisji Europejskiej). Rejestracja: adres e-mail, hasło, weryfikacja przez aplikację lub SMS.

Krok 2: Zarejestruj firmę przewozową

Przy pierwszym logowaniu uzupełniasz dane operatora: nazwa, kraj siedziby, numer licencji wspólnotowej (jeśli posiadasz), dane kontaktowe zarządzającego transportem lub innej osoby kontaktowej w kraju siedziby.

Krok 3: Dodaj kierowców

Dla każdego kierowcy system wymaga:

• imię i nazwisko, data urodzenia,
• adres zamieszkania,
• numer prawa jazdy,
• data rozpoczęcia umowy o pracę i prawo, któremu umowa podlega.

Krok 4: Utwórz deklarację

Deklaracja delegowania (zgodnie z art. 1 ust. 11 dyrektywy 2020/1057) zawiera:

• kraj delegowania,
• przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania (od 1 dnia do maksymalnie 6 miesięcy),
• numery rejestracyjne pojazdów,
• rodzaj usługi: przewóz rzeczy czy osób, transport międzynarodowy czy kabotaż.

Deklarację należy złożyć najpóźniej w momencie rozpoczęcia delegowania. Dotyczy kabotażu i przewozów cross-trade — przewozy dwustronne i tranzyt są zwolnione.

Krok 5: Przekaż deklarację kierowcy

Kierowca musi dysponować kopią deklaracji (papierową lub elektroniczną) do okazania podczas kontroli drogowej, wraz z zapisami tachografu i dowodami operacji transportowych (CMR).

Krok 6: Aktualizuj i odnawiaj

Przewoźnik ma obowiązek utrzymywać deklaracje aktualne: zmiana pojazdu czy okresu wymaga edycji w portalu. Deklarację złożoną na krócej niż 6 miesięcy można przedłużyć edycją daty końcowej; po pełnych 6 miesiącach trzeba złożyć nową.

Najczęstsze błędy

1. Błędny numer rejestracyjny: pojazd podmieniony w trasie, deklaracja niezaktualizowana. Podczas kontroli to wygląda jak brak zgłoszenia.
2. Brak deklaracji dla kabotażu "przy okazji" przewozu dwustronnego: kabotaż zawsze wymaga zgłoszenia.
3. Przegapione wygaśnięcie: operacje trwają, deklaracja wygasła.
4. Składanie deklaracji do SIPSI/MiLoG/ZKO: od lutego 2022 dla przewoźników z UE te krajowe systemy zostały zastąpione przez IMI (z wąskimi wyjątkami, np. praca tymczasowa).

Jak to wygląda z automatyzacją

BWT FlowDesk łączy się z systemem IMI przez oficjalne Road Transport API: deklaracje powstają z danych już wpisanych do bazy kierowców i pojazdów, wysyłka nie wymaga logowania do portalu, a wygasające zgłoszenia są przedłużane automatycznie co noc. Kierowca widzi deklarację z kodem QR w aplikacji BWT GO, także offline.

Stan prawny: 12 czerwca 2026 r. Źródła: dyrektywa (UE) 2020/1057, postingdeclaration.eu, biznes.gov.pl.

Wolisz kliknąć raz zamiast wypełniać formularze? Zamów bezpłatne demo BWT FlowDesk.