Zgłoszenie IMI krok po kroku 2026 — instrukcja dla przewoźnika

Wiele instrukcji krążących po sieci pochodzi z 2022 roku i wprowadza w błąd. Ta jest aktualna na czerwiec 2026 i oparta o oficjalne źródła Komisji Europejskiej. Jak złożyć zgłoszenie IMI: sześć kroków poniżej.

Najpierw ważne rozróżnienie: gdzie składa zgłoszenie polski przewoźnik?

Polski przewoźnik delegujący kierowców do innych krajów UE składa deklaracje wyłącznie na postingdeclaration.eu, publicznym interfejsie połączonym z systemem IMI.

Częsta pomyłka: kreator na biznes.gov.pl (działający od 30 kwietnia 2025) nie jest dla polskich przewoźników. Służy przewoźnikom z krajów trzecich (spoza UE/EOG/Szwajcarii) zgłaszającym delegowanie kierowców do Polski. Jeśli wozisz z Polski do Niemiec czy Francji, biznes.gov.pl cię nie dotyczy.

Jak złożyć deklarację IMI: 6 kroków

1. Konto EU Login. Portal wymaga konta EU Login (uwierzytelnienie Komisji Europejskiej): adres e-mail, hasło, weryfikacja przez aplikację lub SMS.

2. Rejestracja firmy. Przy pierwszym logowaniu uzupełniasz dane operatora: nazwa, kraj siedziby, numer licencji wspólnotowej (jeśli masz), dane kontaktowe zarządzającego transportem lub innej osoby w kraju siedziby.

3. Dane kierowcy. Dla każdego kierowcy system wymaga: imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, numer prawa jazdy, data rozpoczęcia umowy i prawo, któremu umowa podlega.

4. Utwórz deklarację. Deklaracja delegowania (art. 1 ust. 11 dyrektywy 2020/1057) zawiera: kraj delegowania, datę rozpoczęcia i zakończenia (od 1 dnia do maksymalnie 6 miesięcy), numery rejestracyjne pojazdów silnikowych (nie naczep), rodzaj usługi (przewóz rzeczy/osób, kabotaż/cross-trade). Złóż ją najpóźniej w momencie rozpoczęcia. Dotyczy kabotażu i cross-trade; przewozy dwustronne i tranzyt są zwolnione.

5. Przekaż deklarację kierowcy. Kierowca musi dysponować kopią (papierową lub elektroniczną) do okazania na kontroli drogowej, razem z zapisami tachografu i dokumentami operacji transportowych (CMR).

6. Aktualizuj i odnawiaj. Zmiana pojazdu lub okresu wymaga edycji w portalu. Deklarację złożoną na krócej niż 6 miesięcy możesz przedłużyć edycją daty końcowej; po wyczerpaniu pełnych 6 miesięcy złóż nową.

Najczęstsze błędy

1. Błędny numer rejestracyjny: pojazd podmieniony w trasie, deklaracja niezaktualizowana. Na kontroli wygląda jak brak zgłoszenia.
2. Brak deklaracji dla kabotażu "przy okazji" przewozu dwustronnego: kabotaż zawsze wymaga zgłoszenia IMI.
3. Przegapione wygaśnięcie: operacje trwają, deklaracja wygasła. Organy widzą to identycznie jak brak zgłoszenia.
4. Składanie deklaracji do SIPSI/MiLoG/ZKO: od 2 lutego 2022 r. dla przewoźników z UE te krajowe systemy zastąpił portal IMI (z wąskimi wyjątkami, np. praca tymczasowa); sprawdź, czy SIPSI, MiLoG i ZKO jeszcze obowiązują.

Automatyzacja przez Road Transport API

Zamiast logować się do portalu przy każdym zleceniu, BWT FlowDesk składa deklaracje przez oficjalne Road Transport API bezpośrednio z bazy kierowców i pojazdów. Wygasające zgłoszenia przedłużane są automatycznie co noc. Kierowca widzi deklarację z kodem QR na telefonie, także offline, co eliminuje problem braku zasięgu podczas kontroli.

Stan prawny: 11 czerwca 2026 r. Źródła: dyrektywa (UE) 2020/1057 (art. 1 ust. 11), postingdeclaration.eu, biznes.gov.pl.

Wolisz kliknąć raz zamiast wypełniać formularze? Zamów bezpłatne demo BWT FlowDesk.