Zgłoszenie IMI wygasa po 6 miesiącach — jak nie przegapić odnowienia
Deklaracja delegowania w systemie IMI obejmuje okres od 1 dnia do maksymalnie 6 miesięcy. To twardy limit, a zarazem najczęstsza przyczyna "cichych" naruszeń: operacje transportowe trwają, a ochrona deklaracji dawno wygasła.
Przedłużenie czy nowa deklaracja?
Zasady portalu postingdeclaration.eu są precyzyjne:
- Deklarację złożoną na mniej niż 6 miesięcy można przedłużyć, edytując datę zakończenia (do łącznego maksimum 6 miesięcy).
- Deklarację złożoną na pełne 6 miesięcy trzeba zastąpić nową. Portal oferuje funkcję kopiowania danych, ale to nowe zgłoszenie z nowym numerem.
Dodatkowo przewoźnik ma prawny obowiązek utrzymywania deklaracji w stanie aktualnym (art. 1 ust. 12 dyrektywy 2020/1057): zmiana pojazdu, okresu czy rodzaju operacji wymaga edycji. Dane deklaracji są przechowywane w systemie IMI przez 24 miesiące.
Dlaczego to boli przy większej flocie
Policz: 20 kierowców × 4 kraje delegowania = nawet 80 aktywnych deklaracji, każda z własną datą wygaśnięcia. Przy ręcznej obsłudze ktoś musi prowadzić kalendarz odnowień, a jedno przeoczenie oznacza, że kierowca jeździ bez ważnego zgłoszenia, co przy kontroli wygląda identycznie jak brak zgłoszenia w ogóle (stawki kar).
Trzy podejścia do pilnowania terminów
- Kalendarz ręczny (arkusz + przypomnienia): działa do ~10 deklaracji, potem rośnie ryzyko błędu ludzkiego.
- Usługodawca zewnętrzny: sprawdź w umowie, czy odnowienia robi z własnej inicjatywy, czy na Twoje zlecenie. "Na zlecenie" = problem nadal po Twojej stronie.
- Automatyzacja systemowa: BWT FlowDesk każdej nocy (00:01–06:59) sprawdza deklaracje wygasające w ciągu 3 dni i przedłuża je automatycznie przez Road Transport API. Pulpit pokazuje wygasające deklaracje z wyprzedzeniem, a kierowca zawsze ma aktualny dokument z kodem QR w aplikacji BWT GO.
Dobre praktyki
- Składaj deklaracje na realny okres operacji, nie zawsze "na maksa". Krótsze deklaracje można wydłużać edycją, pełne 6-miesięczne wymagają nowego zgłoszenia.
- Po każdej podmianie pojazdu w trasie od razu aktualizuj numery rejestracyjne.
- Archiwizuj deklaracje razem z dokumentacją przewozową — przy wezwaniu organu masz 8 tygodni na komplet dokumentów.
Stan prawny: 12 czerwca 2026 r. Źródła: dyrektywa (UE) 2020/1057 art. 1 ust. 11–13, FAQ postingdeclaration.eu.
Niech system pilnuje terminów za Ciebie. Zamów bezpłatne demo BWT FlowDesk: auto-przedłużanie deklaracji działa co noc, bez urlopów i zwolnień.